İş Analizi, İş Tanımları ve İş Gerekleri

Oya UĞURLU

İyi bir personel seçimi için önce çalışanların yapacağı işlerin belirlenmesi gerekir. İşte bu amaçla, ilk olarak çalışanlar tarafından tek tek ya da toplu olarak yerine getirilen işlerin ayrıntılı olarak incelenmesi gerekir. İş Analizi olarak adlandırılan bu süreç, bir işin özellikleri, inceliği, gerekleri ve çalışma koşullarını çeşitli yöntemlerle araştıran bilimsel bir çalışmadır.
İş analizi çalışmaları sonucunda; işin ne olduğu, çalışanın görevleri ve sorumlulukları, ve ne gibi bilgi, kişilik ve zihinsel/fiziksel özelliklere sahip olması gerektiği tespit edilir. Bir iş analizinde:

İşin gerekleri nelerdir?
İş nasıl yapılır?
İş ne zaman yapılır?
İş nerede yapılır?
İş neden yapılır? gibi temel sorulara cevap aranır.
İş analizinin Amaçları

Gelecekte duyulabilecek çalışan ihtiyacını ve bu çalışanların ihtiyaçlarını saptayarak insan kaynakları planlamasına yardımcı olmak.
İşe alımdaki açık ve kesin kriterleri oluşturmak.
Şu andaki ya da gelecekte ortaya çıkabilecek eğitim ihtiyacını tespit etmek.
Performans standartlarını belirlemek.
Kariyer planının sağlıklı bir şekilde yapılmasını sağlamak.
Olumsuz çalışma koşullarını ortadan kaldırmak.
İş değerlemesi için her bir işin göreceli önemini ortaya koymayı sağlayacak temel bilgilere ulaşmak.
İş ve işçilerin yasal düzenlemelerinin yapılmasında gerekli verileri sağlamak.
İş analizi çalışmalarında bilgi toplamak için izlenen yöntemleri dört grupta inceleyebiliriz:

Gözlem: Tek başına yeterli olmayacağı için diğer bilgi toplama yöntemleri ile birlikte uygulanması daha etkili olacaktır.
Anket: Özellikle iş değerlemesi amacı ile yapılan iş analizlerinde bu yönteme başvurulmaktadır.
Mülakat: En çok kullanılan iş analizi yöntemidir.
Diğer Yöntemler: Çok sık kullanılmayan uzmanların bilgisine başvurma, günlük kayıtlardan yararlanma, işaretleme listesi vb. yöntemler.
İş analizi için analizi yapan kişilerin özel bir analiz formu geliştirmeleri gerekir.Bu formda; işletmenin ünvanı, işi analizini yapanlar, işin yapıldığı bölüm, işin ünvanı, çalışanın ilk amirinin ünvanı, işin özeti, işin yapılış biçimi, iş için gerekli olan araç-gereç vs., iş için gerekli olan bireysel özellikler, işin gerektirdiği deneyim ve analizi kontrol edenler yer almalıdır.

İş analizi süreci, analizcilerin seçimi ve eğitimi ile başlar, analizin uygulanması ve denetimi ile son bulur. İş analizi çalışmaları ile elde bilgiler sürekli güncel tutulmalıdır. Çünkü teknolojik ve organizasyonel birçok değişim iş gereklerini de değiştirmektedir.

İş Tanımları

İş analizinin bir uzantısı olan iş tanımları; işin organizasyon içindeki yerini ve önemini belirler. İş tanımları; iş analizi ile elde edilen bilgilerin sistematik ve bilinçli bir şekilde sunulmasıdır.

İş tanımının amaçları:

İşin yapılma amacını belirlemek
Gerekli olan yetenek ve sorumlulukları saptamak
İşin diğer işlerle ilişkisini belirlemek
İş şartlarını çalışanlar açısından belirli hale getirmek
İş tanımlarının ortak amacı, işin kimliğinin ortaya çıkarılmasıdır. Ancak iş tanımı, işin kimliği dışında, işlerin ayrıntılı özelliklerini, diğer işlerle ilişkilerini ve onlardan ayrıldığı yönleri de belirlemektedir.

Bu temel amaçlarla yapılan iş tanımları; personel seçiminde, personelin yönlendirilmesinde, eğitilmesinde ve performans değerlemesinde yararlı olmaktadır.
İş tanımlarında dikkat edilmesi gerek önemli bir nokta, iş tanımının işi yapan kişiyi değil, işin kendisini tanımlaması ve bu tanımlamaların açık ve anlaşılır ifade ile yapılmasıdır.

İş Gerekleri
İş analizinin bir diğer uzantısı da iş gerekleridir. İş gerekleri iş tanımlarından farklıdır. İş gerekleri; belirli bir işi yerine getirmek için bireylerin sahip olması gereken yetenek ve becerilerdir. Yani iş gerekleri, çalışanda aranacak deneyimin, eğitimin, fiziksel ve zihinsel özelliklerin belirtildiği bir çalışmadır. İş tanımları işin profili iken, iş gerekleri işin istediği çalışan profilidir.

İş gerekleri çalışmasında çalışanların iş açısından dört özelliği tespit edilir:

Fiziksel Özellikler: İşin gerçekleşmesi için gerekli olan bedensel şartlar.
Zihinsel Özellikler: Planlama yeteneği, analitik düşünme, hafıza, konsantre olma vs.
Duygusal ve Sosyal Özellikler: Sosyal ilişkiye açıklık, çevresi ile iyi ilişki kurma, kendini dinletebilme vs.
Davranışsal Özellikler: Kişinin bilgisini ne ölçüde davranışa yansıttığı.